Er du en af de mange, som tror, at du har sikret dine data på Microsofts servere gennem en Office 365 og Exchange-løsning? Så skal du læse med her.
For de fleste virksomheder er der mange fordele ved at anvende Office 365 og i det hele taget arbejde cloud-baseret, når det gælder opbevaring af både data og software.
Det gør det nemmere at vedligeholde og opdatere software, samtidig med at data altid er tilgængeligt, der hvor du eller dine medarbejdere skal bruge dem – men det gælder selvsagt kun de data, du har gemt – for hvad sker der med de data, der bliver slettet fra din virksomheds Office 365-løsning på Microsofts servere?
Ja, de bliver rent faktisk slettet, og det vil ikke være muligt at genskabe dem – heller ikke selv om det var en fejl – eller ligefrem ulovligt – at slette dem.
Med Microsofts løsning er der mulighed for at genskabe data i 30 dage, hvorefter data er tabt for altid. I mange tilfælde er dette uproblematisk og ligefrem ønskeligt. Det var jo derfor, at de blev slettet i første omgang.
Men i andre tilfælde er det en katastrofe. Tab af data er en af de mest forretningskritiske hændelser virksomheder i dag kan komme ud for.
E-mails, dokumenter og databaser, som dine medarbejdere bruger i hverdagen kan ofte slettes af mange forskellige mennesker i din organisation, og det er slet ikke sikkert, at I registrerer, at fejlen er sket, før I flere måneder senere har brug for at anvende data – eksempelvis som grundlag for en fakturering, afklaring af en tvist eller dokumentation for en proces.
Mangler data nu, er der intet at gøre.
Løsningen er at sørge for at have en backup af data, som er uafhængig af dine medarbejderes eventuelle fejl, og som ligger et sted, hvor de er tilgængelige og søgbare, når du en dag skal bruge dem.
Derfor har vi hos IT Forum Esbjerg designet en backup løsning til netop Office 365, OneDrive. Den er baseret på en ”cloud to cloud” model, som betyder, at du ikke skal have installeret flere programmer på din og medarbejdernes maskiner, og ingen i din virksomhed skal foretage sig noget aktivt for at sikre, at backup’en bliver gennemført med faste intervaller.
Hvor længe vi skal genne backup’en er op til dig, så en leve tid på eksempelvis 5 år, som ofte er det juridiske krav, er ikke noget problem.
Kontakt os for at få mere at vide om, hvordan du kan sikre din virksomheds data i skyen.