Det er katastrofalt, men ikke desto mindre sandt. Hver tredje danske virksomhed ved ikke, hvad persondataforordningen – som går i luften om få måneder – går ud på. Det, og at 55 pct. enten ikke eller kun delvist er klar til de nye regler, viser en undersøgelse, som Finans har foretaget.
Der kan være mange grunde til, at mange danske virksomheder ikke ved noget om persondataforordningen, men det kan gå hen og blive ganske dyrt. Virksomheder kan nemlig idømmes store bøder, hvis de overtræder de nye datakrav. Det kan dreje sig om 4 procent af virksomhedens globale omsætning eller op mod 150.000.000 kr. Der er altså tale om bøder i en prisklasse, hvor de fleste bliver væltet omkuld.
Det er nu, du skal spidse øre, hvis du er en del af statistikken, og din virksomhed endnu ikke er klar til persondataforordningen.
Vi starter fra scratch. Persondataforordningen dikterer, at alle virksomheder i EU skal tage stilling til, hvordan de håndterer persondata.
Det kan være svært at have overblikket over, hvad der betegnes som persondata. Vidste du fx, at uopfordrede jobansøgninger går ind under kategorien? Persondata er også almindelige personoplysninger som fx kontaktoplysninger, og det er CPR-numre. Følsomme personoplysninger er informationer af mere privat karakter, fx seksuel og religiøs orientering, men alt, som drejer sig om en identificerbar person, er faktisk persondata.
Hvad er der så med de persondata, som din virksomhed skal være opmærksom på? Du skal kunne dokumentere hvilken data, du indsamler, hvordan indsamlingen sker, hvorfor du indsamler disse data og ikke mindst hvem dataene deles med.
Derudover skal hver person, der indsamles data om, give sit samtykke til, at indsamlingen finder sted. Disse personer har desuden altid retten til at blive glemt. Det er et vigtigt aspekt i den nye persondataforordning, som skal efterleves. Det drejer sig om, at alle personer, du måtte have persondata på, er berettigede til at kræve at få fjernet eller rettet sine personoplysninger.
Du skal ydermere ikke bede om flere oplysninger end nødvendigt, og du må ikke opbevare oplysninger længere tid end nødvendigt. Derudover stilles der krav om, at oplysningerne er korrekte og kan slettes eller rettes, hvis det viser sig ikke at være tilfældet.
Hvis du er en del af statistikken, er der hjælp at hente. Du kan fx tage persondatatesten – www.persondatatesten.dk – som indikerer, hvor godt du er klædt på til persondataforordningen. Du kan også forsøge at forholde dig til den data, du behandler ved at svare på en række spørgsmål i PrivacyKompasset – www.startvaekst.virk.dk/privacykompasset/opfylder-I-jeres-dataansvar.
Det er vigtigt, at du handler øjeblikkeligt. Du skal anse den nye dataforordning som ligeså vigtig at indordne sig efter som eksempelvis skat.