.svg){kind=logo}
6 kritiske grunde til at sikkerhedskopiere din data fra Microsoft 365 med det samme!
· ·Den mest almindelige grund til at virksomheder mister kritisk salg-, marketing-, kunde-, og finansdata, der er gemt i e-mails og dokumenter – er brugerfejl.
Det er ikke længere blot en mulighed at tage en sikkerhedskopi af dine Microsoft 365-data. Det er en nødvendighed!
Har Microsoft 365 en sikkerhedskopi?
Nej. Selv Microsoft anbefaler at man tager backup af sig egen data, i deres Serviceaftale
“Vi anbefaler på det kraftigste, at De tager regelmæssige sikkerhedskopier af Deres Indhold. Microsoft kan ikke holdes ansvarlig for Deres Indhold eller det materiale, som andre uploader, lagrer eller deler ved hjælp af vores Tjenester” – Microsoft Serviceaftale 2.b
“Vi anbefaler, at De jævnligt sikkerhedskopierer Deres Indhold og Deres Data, som De lagrer på Tjenesterne eller lagrer ved hjælp af Tredjemandsapps og -tjenester”. – Microsoft Serviceaftale 6.b
Microsoft sikrer at dataen er tilgængelig gennem deres backup og gendannelse, men det er begrænset til situationer som naturkatastrofer og katastrofer.
De tilbyder også sikre datacentre med strenge opbevaringspolitikker og eDiscovery-muligheder.
Men hvad ville der ske i tilfælde af utilsigtede sletninger, ransomware angreb, eller udfald?
Kan I fungere uden at kunne tilgå jeres data – såsom finansielle regneark, kunde e-mails, marketingplaner, og salgskontakter osv. som er grundlaget for din virksomhed?
Backup af data er et delt ansvar, hvor du bør oprette regelmæssige sikkerhedskopier af dine vigtige data, så de nemt kan genoprettes og gendannes.
Hvis risikoen for at for at miste data, virker lav for dig, så er her 6 grunde og årsager som belyser behovet for at bruge en tredjepart til at sikkerhedskopiere jeres Microsoft 365-data.
Er Microsoft 365-sikkerhedskopiering nødvendig? Ja og her er 6 grunde til, at du har brug for det!
1. Brugerfejl eller onde hensigter
Medarbejdere i din organisation kan slette en fil i OneDrive/Sharepoint af forskellige årsager:
- Utilsigtet sletning: Hvis de får en meddelelse om, at de er ved at løbe tør for plads, kan det være de rydder op i OneDrive-filerne ved at fjerne dokumenter, der er gamle eller virker mindre vigtige for at skabe plads. De kan også slette gamle mails, der kan indeholde vigtige vedhæftede filer. Denne form for data kan gå tabt for evigt, medmindre I har backup af jeres Microsoft 365 data.
- Fjernelse af duplikeret data: Ofte skaber medarbejdere (på trods af samarbejdsfunktionen i OneDrive/SharePoint) dobbelt data af forskellige årsager, såsom deling uden for deres afdeling eller endda uden for deres organisation. Nogle gange kan de ved et uheld slette den oprindelige version af filen, mens de forsøger at slippe af med dubletter.
- Onde hensigter: Utilfredse medarbejdere kan sabotere eller slette data i kritiske filer eller mails. Nogle gange, når skaden opdages, kan det være for sent at fortryde eller gendanne den. En Microsoft 365-backup ville på den anden side have flere versioner af den samme fil, hvilket gør det nemmere for dig at gendanne.
2. Phishing og ransomware angreb
Ordet ‘ransomware’ behøver vist ingen introduktion!
I 2017 blev Mærsk ramt af ransomware som kostede dem minimum 2 milliarder kroner. I 2019 skete det samme for Demant – hvor regningen ender på et sted mellem 500 og 600 millioner kroner. I 2020 blev Garmin, som bla. producerer GPS-ure ramt og afkrævet 10 millioner dollars af hackerne for at få deres filer låst op igen.
Ifølge Blackfrog, bliver en virksomhed ramt af ransonware hvert 11 sekund, og omkostningerne forventer at løbe op i 20 milliarder dollars i 2021.
Ved du, hvordan angriberne får adgang til din organisation?
De udgiver sig for at være en medarbejder eller en betroet kontaktperson og sender en klonet e-mail med en vedhæftet virus, eller et inficeret link til ansatte i din virksomhed.
Selv om næsten alle skulle opdage, at det er spam, så er et enkelt klik fra nogle intetanende medarbejdere alt, hvad der er nødvendigt for at inficere hele virksomheden!
Efter de har fået adgang, vil hackerne kryptere dine data og give dig instruktioner om, hvordan du skal betale løsesummen.
Hvis du undlader at betale inden for den angivne frist, vil de slette alt dataen.
Dette vil medføre tab af den eneste kopi af din data – medmindre du allerede har en Microsoft 365-backup.
I værste fald er det i nogle tilfælde slet ikke sikkert, at I kan få lov at betale løsesummen og få genoprettet jeres data, da det måske blot er en gammel ransomware, der cirkulere på nettet, hvor der ikke er nogen bagmænd længere.
Phishing mails er efterhånden svære at spotte, da hackerne er blevet dygtigere til at klone mails, så de ser legitime ud.
3. Malware og virus via Onedrive Sync Client
Microsoft 365 kan synkronisere jeres filer fra OneDrive eller SharePoint til din stifinder. Den synkroniserer også dit skrivebord gennem en synkroniseringsklient.
Det er smart, og mange bruger funktionen til at få adgang til deres Microsoft 365-filer og -data, uanset hvor de befinder sig, og på den måde gemme og synkronisere dem. Men der er også sårbarheder forbundet med brugen af den.
Hvis dit skrivebord bliver angrebet af malware eller virus, kan synkroniseringsklienten – hvis den blev konfigureret til at synkronisere med det samme – straks inficere dine OneDrive-filer i skyen og sprede sig hurtigt og ødelægge dine data.
Forestil dig, hvad det kan forårsage, hvis der kun er én kopi af dine OneDrive filer!
Book et online møde og få mere at vide
4. Begrænset lager- og e-mail tilbageholdelse
Når en medarbejder forlader organisationen, vil man idéelt set sikkerhedskopiere brugerens data og slette licensen.
Selvom du kan tage en manuel sikkerhedskopi ved at bruge synkroniseringsklienten til at overføre og gemme den et andet sted, kan du ikke gendanne den til en Office 365-konto med de samme delingstilladelser!
Ud over at gendanne brugerens data med delingstilladelser kan en Microsoft 365-backup fra os, gendanne data på tværs af brugere – og placere dataen på en hvilken som helst brugers konto, typisk chefens konto, så du nemt kan hente den.
Endnu en ting at overveje: Hvis denne tidligere ansatte er den eneste ejer af en fil, kan du miste den for evigt!
5. Mistede eller stjålne enheder
Nogle virksomheder – især små og mellemstore virksomheder – har en BYOD (Bring Your Own Device) politik.
Dette sparer på udgifterne samt giver større brugervenlighed til de medarbejdere, der kan få adgang til deres data hvor som helst til enhver tid, da de bruger deres egen enhed.
Bagsiden af denne praksis er, at hvis enheden bliver stjålet, vil det kunne føre til tab af kritiske forretningsdata.
Udover at få adgang til data på skrivebordet, hvis medarbejderen havde holdt enheden logget ind på deres online-konto, vil det også kunne føre til phishing angreb, eller endnu værre, en total sletning af din virksomheds data!
Kan du forestille dig konsekvenserne af ikke at have sikkerhedskopieret dine Microsoft 365-data på det tidspunkt?
6. Medarbejder overskriver data
Med OneDrives samarbejdsfunktioner har det aldrig været nemmere for flere brugere at arbejde på den samme fil.
Men ulempen ved denne funktion er, at nogen af brugerne ved et uheld kunne overskrive eller slette kritiske data.
Selvom OneDrive har muligheder for at tilbageføre filen til en tidligere version, er det stadig en ulempe, da funktionen kun har én mulighed: at gendanne bagud, så hvis en bruger gendanner en tidligere version af en fil og retter i den, er alle nyere versioner væk.
Med vores backup af din Microsoft 365 data, kan vi gendanne en enkelt fil eller mappe til den version der var på en specifik dag.
IT Forums Microsoft 365 backup løsning giver fuldstændig beskyttelse af SharePoint, Teams, OneDrive og Outlook
Vi kan sikkerhedskopiere og gendanne alt jeres data i Microsoft 365. Både de filer der ligger i medarbejdernes OneDrive deres Outlook, men også de filer, der ligger i Teams. Vi kan endda gemme og gendanne chats og kanaler i Microsoft Teams samt notesbøger fra OneNote.
Normalt bibeholdes jeres backup 1 år, men I kan kan også få ubegrænset opbevaring af brugernes data, hvis det er nødvendigt.
Mens Microsoft kun opbevarer data i en kort periode, efter at de er slettet fra Microsoft 365, gemmer vi en brugernes filer og e-mails eller endda hele kontoen med de oprindelige tilladelser – i minimum 1 år.
Al din data bliver opbevaret i vores certificerede hosting center, hvor sikkerheden er en topprioritet.
Vi kan efterfølgende gendanne enkelte filer fra specifikke tidspunkter eller sammenligne datoer for at se, om der evt. er slettet filer i din givne periode.